Zoll, BG BAU, SOKA-BAU – Checkliste der Unterlagen für die Entsendung von Arbeitnehmern nach Deutschland [Aktualisierung 2025]

Die Entsendung von Arbeitnehmern nach Deutschland ist mit zahlreichen rechtlichen und organisatorischen Verpflichtungen verbunden. Im Jahr 2025 verschärfen Institutionen wie der Zoll, die BG BAU oder die SOKA-BAU ihre Kontrollen ausländischer Unternehmen. In diesem Leitfaden finden Sie eine praxisnahe Checkliste der Unterlagen, die Sie als Arbeitgeber bei der Entsendung von Arbeitnehmern nach Deutschland vorlegen müssen.

1. Wo und wann müssen die Mitarbeiter gemeldet werden?

  • Zoll (deutscher Zoll): Meldung über das Meldeportal-MiLoG vor Arbeitsbeginn.

  • BG BAU: Meldepflicht für Unternehmen aus dem Baugewerbe.

  • SOKA-BAU: Gilt für bestimmte Bauberufe, z. B. Maurer, Zimmerer.

  • ZUS: Ausstellung der A1-Bescheinigung durch den polnischen Sozialversicherungsträger.

2. Erforderliche Unterlagen für die Entsendung nach Deutschland (Stand 2025):

  • A1-Bescheinigung

  • Arbeitsvertrag oder Dienstleistungsvertrag

  • Meldung beim Zoll (MiLoG)

  • Übersetzungen der Unterlagen ins Deutsche (empfohlen: Vertrag, A1, MiLoG-Meldung)

  • Nachweis der Anmeldung bei BG BAU oder SOKA-BAU (sofern relevant)

  • Gefährdungsbeurteilung (auf Deutsch)

  • Arbeitsschutzunterlagen (z. B. Unterweisungen, Schulungsnachweise)

  • Krankenversicherungspolice oder EHIC-Karte (EKUZ)

  • Nachweis über die Unterkunft des Mitarbeiters (bei längeren Einsätzen)

  • Vollmacht für die Kommunikation mit Behörden (z. B. für Ihre Kanzlei)

3. Zoll- und Arbeitsschutzkontrolle – was wird geprüft?

  • Anmeldung bei Zoll (Zeit, Ort, Anzahl der entsandten Arbeitnehmer)

  • Rechtsmäßigkeit der Beschäftigung (A1, Vertrag)

  • Arbeitsschutzdokumentation (Gefährdungsbeurteilung, Schulungsnachweise)

  • Einhaltung des deutschen Mindestlohns (MiLoG)

  • Verfügbarkeit der Dokumente in deutscher Sprache

  • Nachweise zu Wohnsitz, Anfahrt, Unterkunft

4. Vorbereitung – praktische Tipps:

  • Erstellen Sie für jeden Mitarbeiter eine vollständige Dokumentenmappe (auch digital möglich)

  • Beauftragen Sie eine Kanzlei mit Erfahrung im deutschen Arbeits- und Entsenderecht zur Dokumentenprüfung

  • Schulen Sie Ihre Mitarbeiter, wie sie sich bei einer Kontrolle verhalten sollen

  • Verfolgen Sie regelmäßig Änderungen der Anforderungen seitens Zoll und BG BAU

5. FAQ – Häufig gestellte Fragen von Arbeitgebern

  • Müssen alle Unterlagen ins Deutsche übersetzt werden? – Empfohlen, insbesondere A1, Vertrag und Arbeitsschutzunterlagen.

  • Darf der Zoll unangekündigt die Baustelle betreten? – Ja, die Kontrollen sind unangekündigt.

  • Reicht eine polnische Arbeitsschutzschulung aus? – Nein, die Dokumentation muss den deutschen Standards entsprechen.

  • Reicht die EHIC-Karte (EKUZ) als Versicherungsschutz aus? – In vielen Fällen ja, bei längeren Einsätzen wird eine private Police empfohlen.

 

📞 Kontaktieren Sie uns, wenn Sie möchten, dass wir ein vollständiges Dokumentenpaket für Zoll und BG BAUvorbereiten.

Im Jahr 2025 sollten Sie keine Kontrolle ohne Unterstützung durch eine auf Entsendung spezialisierte Kanzlei riskieren.