Do biura rachunkowego trafia klient, który mówi:
„Wszystko jest w porządku, mamy A1 dla pracowników”.
Na pierwszy rzut oka brzmi dobrze. Dokumenty są, pracownicy wyjechali do Niemiec, faktury są wystawiane, kontrahent płaci. Księgowa księguje dokumenty i temat wydaje się zamknięty.
Problem zaczyna się wtedy, gdy po kilku miesiącach klient dostaje pismo z Niemiec. Z Zoll, SOKA-BAU, Finanzamtu albo od niemieckiego kontrahenta, który pyta o dokumenty, zgłoszenia albo potrąca 15% z faktury.
I wtedy pojawia się pytanie: czy samo A1 naprawdę było wystarczające?
Czym właściwie jest A1?
A1 to bardzo ważny dokument, ale trzeba dobrze rozumieć jego znaczenie.
W uproszczeniu: A1 potwierdza, któremu systemowi zabezpieczenia społecznego podlega dana osoba. W przypadku polskich pracowników delegowanych do Niemiec najczęściej chodzi o potwierdzenie, że pracownik nadal podlega polskiemu systemowi ubezpieczeń społecznych, a składki są opłacane w Polsce.
To jednak nie oznacza, że A1 załatwia wszystkie obowiązki związane z pracą w Niemczech.
A1 nie jest zgłoszeniem do Zoll.
A1 nie potwierdza, że firma prawidłowo rozlicza niemiecką płacę minimalną.
A1 nie wyklucza obowiązków wobec SOKA-BAU.
A1 nie rozstrzyga, czy klient powinien mieć Freistellungsbescheinigung.
A1 nie zabezpiecza przed ryzykiem nieprawidłowego modelu współpracy z niemieckim kontrahentem.
I właśnie dlatego księgowa nie powinna kończyć analizy na zdaniu: „klient ma A1”.
Przykład z życia
Klient prowadzi polską firmę usługową. Wysyła kilku pracowników do Niemiec. Prace są wykonywane u niemieckiego kontrahenta. Klient dostarcza do księgowej A1, faktury oraz listę godzin.
Na fakturach pojawia się rozliczenie za godziny pracy pracowników. Z dokumentów nie wynika dokładnie, jaki był zakres usługi, kto kierował pracownikami na miejscu, czy firma miała własnego kierownika, czy pracownicy byli zgłoszeni do właściwych niemieckich instytucji.
Klient mówi: „Ale przecież mamy A1”.
W niektórych sytuacjach możemy mieć do czynienia z agencją pracy tymczasowej, więcej na ten temat opisuję https://prawonietylkoponiemiecku.pl/agencja-pracy-tymczasowej/ . W takiej sytuacji A1 jest tylko jednym elementem układanki. Dlatego księgowa powinna wówczas zadać kilka dodatkowych pytań.
Co powinna sprawdzić księgowa?
Księgowa nie musi być specjalistką od niemieckiego prawa pracy, Zoll, SOKA-BAU czy AÜG. Ale dobrze byłoby, gdyby potrafiła rozpoznać sytuacje, które wymagają dodatkowej analizy.
W praktyce warto zapytać klienta:
- Czy pracownicy byli zgłoszeni do Zoll, jeżeli taki obowiązek występował?
- Czy prowadzona była ewidencja czasu pracy zgodna z wymaganiami dla pracy w Niemczech?
- Czy wynagrodzenie pracowników zostało porównane z niemiecką płacą minimalną albo stawką branżową?
- Czy prace były budowlane, montażowe, instalacyjne, sprzątające albo techniczne?
- Czy może wystąpić obowiązek wobec SOKA-BAU?
- Czy klient posiada Freistellungsbescheinigung, jeżeli wykonuje usługi budowlane?
- Czy niemiecki kontrahent potrącił albo zapowiedział potrącenie 15% z faktury?
- Czy faktury są wystawiane za konkretną usługę, czy tylko za godziny pracowników?
- Kto faktycznie kierował pracownikami na miejscu — polska firma czy niemiecki kontrahent?
- Czy klient ma podpisaną umowę z niemieckim kontrahentem i czy wynika z niej rzeczywisty zakres prac?
Już same odpowiedzi na te pytania mogą pokazać, czy klient ma tylko prosty temat rozliczeniowy, czy jednak wszedł w obszar niemieckich obowiązków prawnych i podatkowych.
Gdzie pojawiają się największe ryzyka?
Najczęściej problem pojawia się w kilku sytuacjach.
Pierwsza sytuacja: klient ma A1, ale nie było zgłoszenia do Zoll, mimo że branża lub charakter pracy mogły tego wymagać.
Druga sytuacja: klient wykonuje prace budowlane albo okołobudowlane w Niemczech, ale nikt nie sprawdził SOKA-BAU ani Freistellungsbescheinigung.
Trzecia sytuacja: klient wystawia faktury godzinowe za pracowników, a z dokumentów wygląda, jakby niemiecki kontrahent faktycznie zarządzał tymi osobami na miejscu.
Czwarta sytuacja: klient pracuje w Niemczech od miesięcy, ale nikt nie przeanalizował, czy nie pojawia się niemiecki numer podatkowy, zakład podatkowy albo dodatkowe obowiązki wobec Finanzamtu.
Piąta sytuacja: księgowa dostaje dokumenty po fakcie, kiedy pracownicy już byli w Niemczech, a klient oczekuje jedynie zaksięgowania faktury.
Co może zrobić w takiej sytuacji księgowa?
Najbezpieczniej nie oceniać pochopnie, że „wszystko jest dobrze”, tylko poprosić klienta o dodatkowe informacje.
Można na przykład napisać do klienta:
„Zaświadczenia A1 potwierdzają kwestię ubezpieczenia społecznego, ale nie przesądzają o spełnieniu wszystkich obowiązków związanych z wykonywaniem prac na terenie Niemiec. Proszę o przesłanie umowy z niemieckim kontrahentem, opisu zakresu prac, informacji o zgłoszeniach do Zoll oraz dokumentów dotyczących czasu pracy i wynagrodzeń pracowników.”
Taki komunikat nie oznacza, że księgowa przejmuje odpowiedzialność za niemieckie obowiązki klienta. Przeciwnie — pokazuje, że biuro rachunkowe świadomie rozpoznaje ryzyko i nie ogranicza się wyłącznie do A1.
Podsumowanie
A1 jest ważnym dokumentem, ale nie jest odpowiedzią na wszystkie pytania związane z pracą w Niemczech.
Jeżeli klient wysyła pracowników do Niemiec, księgowa powinna sprawdzić, czy obok A1 nie pojawiają się również inne obowiązki: Zoll, ewidencja czasu pracy, niemieckie stawki minimalne, SOKA-BAU, Freistellungsbescheinigung, niemiecka rejestracja podatkowa albo ryzyko nieprawidłowego modelu współpracy. Kwestie dotyczące delegowania pracowników spoza Unii Europejskiej opisałam w innym wpisie https://prawonietylkoponiemiecku.pl/delegowanie-pracownikow-spoza-ue-do-niemiec/.
Jeżeli Twój klient pracuje w Niemczech i nie masz pewności, czy A1 rzeczywiście wystarcza w jego sytuacji, warto przeanalizować temat przed kontrolą, a nie dopiero po otrzymaniu pisma z niemieckiego urzędu.
W takich sprawach pomagam ocenić, jakie obowiązki mogą dotyczyć konkretnej firmy, jakie dokumenty należy sprawdzić i gdzie pojawiają się największe ryzyka.
